当天出问题，八成不是人不到位，是信息不到位。把下面这份清单在活动前一天发出去，能挡掉大部分现场混乱。

七项必备

项目要写到什么程度
地址写到楼栋、楼层、入口，不只给地名
联系人姓名、岗位、能拍板的事项
流程表每个环节的开始时刻与负责人
服装妆造款式、颜色、鞋跟高度、是否自理
换装空间有无独立房间，能否上锁
餐水几点吃、在哪里吃、是否含在时长内
拍摄需求要不要出图、谁来拍、能否用于宣传

按时间倒推一遍

以 19:00 开场为例：18:40 全员到位，18:20 妆造完成，17:50 到场，17:20 出发，16:50 集合。倒推出来的每一个点都要有人负责，不能只写在表上。

如果场地需要访客登记或换乘电梯，把这一段单独加十分钟；如果是酒店宴会厅，往往还要等场地交接，那个时间点最容易卡住。

最常被漏掉的三件事

  • 停车与入口：地下车库哪个区、货梯还是客梯
  • 备用鞋：高跟站三小时以上，换一双能救场
  • 临时加人的位置：先说清加在哪里，别到现场再排

最后一条经验：把清单做成一条消息发出去，请对方回一句「收到」。回执比清单本身更重要，它证明信息真的到了人手上。